017. Inbox zero: come ho imparato ad amare l’email e a non preoccuparmi più

Carissimi ascoltatori e lettori di Opus Digitalis, bentornati e benvenuti alla puntata numero 17 di questo mio diario di bordo che mi racconto e vi racconto ogni settimana.

Wins & Fails

I passati 7 giorni, cioè da venerdì 29 gennaio al 5 febbraio 2016, sono stati, come dire… interessanti. Se nella settimana precedente, quella della puntata scorsa, vi avevo detto che fail veri e propri non ne avevo ma che alla fine dei conti non ero soddisfatto, adesso è successo il contrario: praticamente tutti i piani sono falliti (non ho trovato il responsabile SEO e ho addirittura e un po’ vergognosamente spostato la data del webinar a giovedì prossimo), eppure sono soddisfatto di com’è andata. Perché? Beh, sento di aver impostato molto meglio il lavoro, sento che c’è un’energia diversa rispetto ai giorni un po’ grigi e cupi delle ultime settimana e questo mi fa molto ben sperare per il futuro prossimo.

A dirla tutta, poi, dal punto di vista meramente pratico una cosa buona in settimana l’ho fatta. Mi sono occupato (e non più pre-occupato) della gestione delle mie email e ho dato una bella sistemazione al modo in cui ricevo, catalogo e mi relaziono alle mie caselle di posta elettronica e così voglio parlarne adesso un po’ con voi.

Email: come amarle e non preoccuparsi più

Per me l’email è ancora e sarà per un bel po’ di tempo il più efficace mezzo di comunicazione, soprattutto in ambito di lavoro – oltre ad essere, sempre di più, il “social network” su cui mi trovo meglio e che si adatta alla perfezione al mio modo di essere.

Però, però, però… Diventa molto facilmente un casino da gestire. Eh, inutile negarlo: caselle piene di centinaia o addirittura migliaia di messaggi da leggere, email che diventano dei veri e propri mostri colorati “in rosso con la mia risposta al verde che mi avevi mandato tu in risposta al giallo che avevo scritto una settimana fa” e altre aberrazioni del genere. Per non parlare poi delle email perse nella marea che riceviamo e che invece potrebbero essere molto interessanti, o ai followup che ci dimentichiamo di fare e quindi a tutte le occasioni che lasciamo per strada.

Sebbene non abbia ancora raggiunto un livello zen (e zero) devo dire che sono piuttosto soddisfatto di come negli ultimi tempi e grazie a queste “pulizie di primavera” sto gestendo le mie caselle e il mio rapporto con l’email. Tutto questo grazie a un po’ di consigli che ho recepito da letture e ascolti in giro, un paio di principi basilari e qualche strumento per rendere la vita più facile.

E allora ecco qui le mie 4 regole per una felice gestione delle email, in rigoroso personalissimo ordine di importanza.

1. Non lasciamo decidere agli altri le nostre priorità

La prima regola è un piccolo grande cambiamento di prospettiva interiore che va oltre il rapporto con le email.

Per la nostra educazione, personalità, carattere e forse anche un po’ di genetica siamo da sempre abituati a rispondere immediatamente a degli stimoli esterni: se squilla il telefono non abbiamo problemi a interrompere quello che stavamo facendo per rispondere, e lo stesso spesso accade con le email. Quando arriva un nuovo messaggio diventa la priorità assoluta almeno per i 5 minuti successivi: il “tada” spezza sistematicamente il flusso di quello in cui eravamo impegnati, ci scatena una minima ma significativa scossa di adrenalina, ci distrae dalla cosa a cui stavamo lavorando e soprattutto ci rompe il ritmo in cui quasi sempre a fatica eravamo riusciti ad entrare.

Questa risposta pavloviana a uno stimolo esterno deve finire. Già la vita è stracolma di distrazioni che non controlliamo e che riusciamo a tenere a bada con difficoltà, l’email non deve essere più una di queste. L’idea è molto semplice: controllo le email quando lo dico io e rispondo con le modalità e i tempi che scelgo io. Diciamoci la verità: sono veramente pochissime le email davvero urgenti e se succede qualche cosa di catastrofico abbiamo sicuramente altri strumenti (nel mio caso ad esempio Skype o il telefono) per ricevere comunicazioni in tempo reale e rispondere nella maniera adeguata. Se ci pensiamo bene, la maggior parte di queste interruzioni sono come piccoli moscerini che non riusciamo ad ignorare ma che non hanno nessuna utilità, né subito né mai.

Quindi, prima regola: il client di posta o la pagina di Gmail rimane di default chiusa. Anche sul telefono, scarico le nuove email quando lo decido io e non in maniera automatica.

2. Diamoci dei tempi e modalità di gestione

Se questo è il primo passo verso una gestione consapevole e veramente efficace delle proprie caselle di posta il successivo step naturale è darsi delle modalità e dei tempi da dedicare alle email. Concretamente, questo vuol dire stabilire degli orari del giorno e una tempistica dedicata esclusivamente a questa attività e delle operazioni specifiche che si devono compiere, ogni volta, quando decidiamo di accedere alla nostra casella.

Ad esempio io tengo il mio client di posta chiuso di default, come abbiamo detto prima, e lo apro non più di 3 o 4 volte al giorno, un paio di volte la mattina e un paio di volte nel pomeriggio. Una cosa che cerco di evitare – anche se qualche volta “mi scappa” – è aprirlo presto la mattina, come prima cosa appena mi siedo al computer: anche se sembra la cosa più naturale del mondo in realtà ci ruba il momento più prezioso del giorno, le prime ore, quelle in cui sono maggiormente produttivo, e soprattutto ci orienta un po’ tutto il resto del tempo. Se invece riusciamo a resistere e non controllare la posta prima delle 11 (ad esempio) sicuramente saremo in grado di avere più controllo e più efficacia in tutta quanta la giornata, anche dopo aver letto le email, perché il nostro piano lo avremo già definito senza qualcuno che ci tira per la giacchetta.

Ovviamente anche il tempo che dedichiamo alla gestione delle email deve essere ben definito, non lasciato al caso. Prima di tutto deve essere limitato: 10 minuti, 20 minuti, 1 ora – che quello sia, ma non di più, ed in questo se non siamo disciplinati è utile mettersi un vero e proprio timer, come quelli da cucina. E poi deve produrre dei risultati, una organizzazione sistematica dei messaggi ricevuti oltre che ad azioni concrete nel nostro todo o nella nostra agenda. E questo ci porta al prossimo punto.

3. Creiamo un sistema con regole personali e automatiche

Quando ci sediamo al computer a decidiamo di dedicarci alla gestione delle email dobbiamo avere un obiettivo “strategico”: eliminare il più possibile dei messaggi in coda, possibilmente tutti (il mitico stato zen che i maestri mistici Jedi chiamano “inbox zero”). Lasciare anche solo poche email nella nostra casella vuol dire avere sempre, nel retro delle nostra mente, qualche cosa di aperto, di non finito e dunque una distrazione alla concentrazione del momento.

Per poter eliminare e catalogare al meglio tutti i messaggi – o almeno il maggior numero possibile – è indispensabile avere delle regole ben precise per gestire in maniera semi-automatica le nostre azioni. Queste regole, a mio modo di vedere, sono di due tipi.

Regole personali

Le prime che dobbiamo avere e applicare sono quelle personali. In questo ci aiuta ritornare alla puntata sul libro “The 7 habits of highly successful people” in cui, se ricordate, ho parlato dei famosi quattro quadranti di Eisenhower. Questi quattro quadranti ci permettono di gestire meglio la lista di cose da fare catalogando le nostre attività in:

  1. attività urgenti e importanti
  2. attività importanti ma non urgenti
  3. attività urgenti ma non importanti
  4. attività non urgenti e non importanti

Ora, non c’è momento più adeguato per applicare questo “filtro” di quando apriamo la nostra casella di posta e scarichiamo le ultime email. Immediatamente dovremmo pensare all’etichetta da appicciare ad ogni messaggio e al quadrante in cui lo posizioniamo. Così facendo ci renderemmo subito conto delle priorità e delle azioni da intraprendere: nel mio caso, ad esempio, io cancello senza pietà le email del quadrante 4 (ma vedremo più sotto che c’è un modo ancora più efficiente per gestirle), di solito rispondo, possibilmente delego e chiudo subito quelle nel quadrante 3 (queste sono le classiche richieste per cose importantissimissime e che andavano fatte ieri – ma solo per chi le richiede mentre per me sono per lo più perdite di tempo) e sistemo nel mio todo o nelle mie note, con la giusta priorità, le email del quadrante 2 e 1 per inserirle nel mio flusso di lavoro, con i miei tempi e le mie modalità.

Regole automatiche

Oltre a questo approccio mentale di visualizzazione nei quattro quadranti anche un po’ di automazione ci può aiutare a gestire meglio il flusso di email che riceviamo. Tutti i sistemi di posta – a cominciare da Gmail o Thunderbird, il client che utilizzo io – hanno delle regole automatiche da applicare ai nuovi messaggi in arrivo. E usiamole!

Facciamo un esempio, pratico e concreto. Io sono iscritto a una serie di newsletter che uso per la “content curation”, ovvero per ricevere articoli e post che ritengo interessanti da condividere su Facebook, Twitter e sulla buonanima di Google+. Avere queste email nella casella principale, insieme alle altre, mi ha sempre creato distrazione e così ho creato una semplice regola che le sposta automaticamente al loro arrivo in una cartella apposita che ho chiamato “Curation”. Ho poi un task periodico nel mio todo ogni 2 o 3 giorni: le vado a leggere tutte insieme e metto su Buffer gli articoli che voglio condividere. Semplice e lineare no? Eppure questa banalissima e piccola automazione mi ha fatto risparmiare un bel po’ di secondi e soprattutto evita di farmi violentemente strappare dalla cosa su cui sono concentrato per farmi leggere un email che in quel momento non c’entra niente e che avrei comunque rimandavto per dopo, perdendo così il doppio del tempo.

4. Usiamo gli strumenti giusti

Infine, se le regole automatiche sono uno degli aiuti che la tecnologia può darci, visto che la difficoltà di gestione delle proprie caselle di posta è un tema a dir poco diffuso esistono una marea di strumenti che cercano di risolvere o quantomeno mitigare questo problema. La tecnologia qui può darci davvero una grossa mano e così voglio proporre qualche strumento che penso possa essere utile a chi, come me, vuole riappropriarsi della propria email e ha bisogno anche di una mano esterna. Come vedrete questi strumenti sono volti principalmente ad un utilizzo efficace delle email in uscita: penso che quello che abbiamo detto fino ad ora dovrebbe esserci più che sufficiente per organizzare la nostra posta in entrata – visto poi che il grosso cambiamento deve essere nel nostro atteggiamento, più che nei nostri strumenti.

Boomerang

Il primo tool si chiama Boomerang, è molto semplice e come tutte le cose semplici è perfettamente adeguato a quello che deve fare. E’ un estensione per Gmail che ci consente di pianificare l’invio delle email oppure dire ad una comunicazione “ritorna fra qualche giorno” (da lì il nome). Si può usare sia per scrivere un messaggio adesso e specificare data e ora in cui inviarlo oppure per rimandare la lettura e la risposta di un email ad una momento futuro: si evita così di farsi spezzare le proprie attività con qualcosa che richiede la giusta attenzione – ma non adesso. L’utilità principale secondo me sta proprio in questa funzionalità di “rimando cosciente”: il nostro inbox rimane pulito ed è Boomerang che si preoccupa di ricordarci le cose importanti al momento giusto.

Folloup.cc

Il secondo tool è Followup.cc. Anche questo è un plugin per Gmail e la cosa più utile che fa è ricordarci i followup che dobbiamo mandare. Se c’è una cosa che funziona alla stragrandissima in tutte le comunicazioni email professionali eppure che sistematicamente dimentico di fare sono i followup: è statisticamente provato che le persone rispondono ai nostri messaggi dopo almeno 4 o 5 volte che glieli ricordiamo e così assicurarsi di ri-mandare le email ad un prospect è vitale. Questo tool rende il processo davvero semplice: quando si manda un email basta mettere come ulteriore destinatario in BCC un indirizzo tipo “2d@followup.cc” e dopo due giorni (i “2d” stanno per “2 days” ma ovviamente ci sono tante altre combinazioni e tempistiche) il sistema ci ricorderà che dobbiamo fare followup a quell’email. Di una semplicità disarmante eppure potentissimo per rendere la nostra comunicazione via email veramente efficace.

Unroll.Me

Il terzo e ultimo strumento di cui voglio parlare si chiama Unroll.me. Troppo spesso la nostra casella è sommersa da messaggi delle newsletter di servizi a cui sull’onda dell’entusiasmo di un momento abbiamo lasciato il nostro indirizzo email, di cui oggi vorremmo cordialmente liberarci ma che siamo troppo pigri per abbandonare. Questo servizio offre una soluzione rapida e indolore: non solo permette di fare l’unsubscribe di massa dalle tonnellate di newsletter a cui siamo iscritti ma, se proprio lo desideriamo, ci permette di raggruppare tutte quelle che vogliamo mantenere in un’unico messaggio, “digest”, che riceviamo periodicamente. Insomma, è un modo veramente pratico di riappropriarsi di una buona parte della propria casella di posta.

Programmi per la settimana

Bene, spero che questa piccola grande digressione sulla gestione delle email possa essere utile a chi, come  me, ha sempre avuto difficoltà a usare nella maniera più efficace questo strumento ma adesso sta sperimentando la gioia di contemplare una bella casella vuota e pulita.

Passiamo velocemente ai piani della settimana:

  1. come vi dicevo all’inizio ho spostato la data del primo webinar su mob.is.it a giovedì prossimo, l’11 febbraio. Questa volta è tassativo e quindi fra oggi e lunedì dovrò finire le slides per mandare subito dopo gli inviti ai partecipanti
  2. sto attendendo gli ultimi documenti e preventivi dai vari “SEO expert” che ho contattato, in settimana bisognerà decidere con chi lavorare e partire
  3. il tema della prossima settimana sarà:  pubblicità a pagamento. Voglio prendermi del tempo per studiare e approfondire YouTube e Facebook per (ri)cominciare, non più tardi della settimana successiva, a sparare un po’ di annunci e fare un po’ di pubblicità su questi due canali

 

Come al solito, grazie per essere stati oggi con me: so che ci sono tanti altri podcast, letture, blog – ma voi oggi avete deciso di dedicare un po’ del vostro tempo a leggere e sentire quello che avevo da raccontarvi io, e di questo ve ne sono grato, davvero.

Se vi è piaciuto quello che avete sentito lasciatemi un messaggio qui sotto, una condivisione su Facebook o Twitter o una review su iTunes. Proprio a proposito di questo, voglio ringraziare Billa1982 che ha lasciato la mia prima, bellissima recensione, che voglio coccolarmi e tenermi stretta per un po’: mi hai veramente illuminato la giornata.

Alla prossima puntata!

Category : Podcast