015. La regola 80/20. Il massimo risultato con il minimo sforzo

Gentili ascoltatori di Opus Digitalis, bentornati! (quando comincio così mi sembra di essere un po’ Enrico Ameri di Tutto il Calcio Minuto per Minuto, per chi se lo ricorda…)

La settimana appena passata, cioè quella dal 18 al 22 gennaio 2016, è stata piuttosto interessante prima di tutto perché c’è stato un nuovo acquisto da parte di un utente americano e questo ha riportato le revenue ricorrenti mensili sui €2.500.

In generale sembra essersi risvegliato un po’ di interesse e “vitalità” nelle registrazioni e richieste dei miei potenziali clienti e ho l’impressione che il lavoro di content marketing e guest blogging stia iniziando a dare qualche frutto aumentando leggermente il traffico organico ma, soprattutto, i visitatori dai siti su cui pubblichiamo i miei articoli. Questo mi fa ben sperare per il futuro (oltre a consigliarmi di continuare così) anche se va confermato e monitorato settimana dopo settimana.

Wins & Fails

Rispetto ai due obiettivi che mi sono dato la settimana scorsa non ci sono fail veri e proprio: sono stato bravo ad alzarmi presto la mattina – certe volte con una fatica veramente tremenda! – e ho avviato e lavorato sulla ricerca di un collaboratore che mi possa aiutare nell’ottimizzazione del sito per i motori di ricerca. Non l’ho però ancora trovato e questo è un (piccolo) fail: è vero che ci vuole calma ma dovrei accelerare un po’ di più, alla fine come abbiamo detto tantissime volte contano solo i risultati e il risultato è che il mio SEO specialist non ce l’ho ancora.

Come fail “strutturale” questa settimana ho riflettuto sul tanto tempo che impiego a lavorare a cose molto poco produttive e che non mi avvicinano al mio obiettivo dei €10k mensili e così mi è venuta in mente più volte la cosiddetta “regola 80/20”.

80/20, la regola magica

Sebbene questa regola (chiamata anche “principio di Pareto“) sia stata sviscerata, citata, usata, abusata e menzionata una tonnellata di volte, voglio aggiungere anche il mio piccolo contributo all’argomento. Come avrete notato un tema che mi sta particolarmente a cuore è l’organizzazione del tempo e quindi concentrare un po’ della mia attenzione su questa regola di vita è particolarmente adeguato al momento personale, professionale e imprenditoriale che sto vivendo.

Per chi non la conoscesse e non avesse voglia di andarsela a cercare su Wikipedia questa regola dice più o meno (sto parafrasando quindi non storcete il naso…) che la maggior parte di un qualunque “beneficio” (la parte “80”, per l’appunto) si ottiene con una parte minima dello sforzo (il “20”) mentre per completare il lavoro e ottenere tutto il risultato è richiesto uno sforzo molto superiore, spesso, a quel punto, inutile e inefficiente.

Questo è il modo in cui più o meno sempre questa regola – che, ricordiamolo, è tutto sommato empirica ma molto valida come principio – è stata applicata quando si parla di business, organizzazione del tempo, crescita personale e raggiungimento di risultati. La formalizzazione di Pareto è un po’ diversa ma per quel che a me interessa approfondire mi piace adottarne questa versione e interpretazione.

E allora oggi con voi invece di lanciarmi in elucubrazioni teoriche e analisi sofistiche voglio parlare di cose concrete, tangibili e realmente avvenute. E cioè vedere tutti i punti della mia “carriera” e della mia vita di imprenditore dove si è applicato il principio 80/20, dove avrei dovuto applicarlo io e, soprattutto, dove è avvenuto qualcosa da cui posso (possiamo?) imparare a rendere più efficace il mio lavoro e l’utilizzo del mio tempo.

Il 20% dei clienti mi porta l’80% dei ricavi

Il primo punto, il più importante, riguarda clienti e ricavi. Analizzando il passato e il presente di mob.is.it posso dire che una manciata di clienti (più o meno il 20%, appunto) genera da sempre la maggior parte degli utili e sfrutta la piattaforma più intensamente. Il tutto senza peraltro rompere le scatole in continuazione ma capendo il valore del tempo, mio e loro, e quindi ad esempio sforzandosi di imparare come funziona il sistema dai video tutorial che ho fatto invece di tempestarmi di domande. E questo maggiore impatto sui miei conti attivi avviene non solo nei loro pagamenti ricorrenti (queste persone sono quelle che si preoccupano subito se il conto su Paypal non ha abbastanza fondi alla scadenza del mese, evitando di farmeli rincorrere) ma anche nel momento in cui ho lanciato nuovi prodotti o servizi che richiedo un pagamento una tantum: loro sono stati sempre i primi a tirare fuori la carta di credito, senza esitazioni. Sono anche quelli che mi danno i feedback più preziosi o mi fanno le richieste più interessanti e perciò mi trasmettono più “valore” (non solo monetario) con la loro interazione.

Che cosa posso imparare da questo? Che è fondamentale capire subito chi fa parte di questo 20% per metterli al centro della mia attenzione, coccolandoli con cura e dedizione perché rappresentano la mia “fan base” che difficilmente potrebbe tradirmi. Ma, dall’altro lato della medaglia, questo vuol anche dire saper individuare chi *non* fa parte di questo 20% (ed è, se la matematica non è un’opinione, la maggior parte dei clienti e utenti) e dedicare meno sforzi a convincerli e seguirli perché molto spesso il gioco non vale la candela (ecco, se possiamo sintetizzare in una frase tutto il principio è proprio questo: “il gioco non vale la candela”…).

Ovviamente ci vuole coraggio, per dir così, perché comunque sono soldi, clienti, guadagni immediati e lasciarli sul tavolo può essere doloroso. Però immagino che non sia successo solo a me di avere dei clienti talmente rompiscatole che i ricavi che avevo tratto da quel lavoro non giustificavano assolutamente tutto il tempo perso, le telefonate, le correzioni “tanto ci metti un attimo”, le incomprensioni e le incavolature. Ecco, in questo ambito la regola 80/20 vuol dire proprio questo: saper dire “no” a tutto quell’80% che ci porta benefici minimi e estremamente costosi, in termini di ore e fatica.

Il 20% del mio marketing mi porta l’80% del traffico (di qualità)

Passiamo ad un altro ambito. C’è una frase del mondo del marketing, attribuita a John Wanamaker, un commerciante americano di inizio ‘900, che penso sia piuttosto significativa: “La metà dei soldi che spendo in marketing è buttata. Il problema è che non so quale metà”.

Io mi spingerei anche oltre e sono convinto che si possa di nuovo applicare la nostra regoletta aurea 80/20. Nel tempo ho sperimentato tutta una serie di canali di marketing (annunci a pagamento su Google, banner, pubblicità su Facebook, review, contatto con influencer, content marketing, email marketing, SEO, cartelloni stradali, volantini, lettere cartacee, mi manca praticamente solo l’uomo-sandwich) ed è evidente che solo alcuni di questi canali possono portare traffico in maniera sostenibile e poi, di questi, solo una ulteriore ridottissima selezione ha la capacità di attrarre visitatori di qualità (cioè quelli che rientrano, una volta clienti, nel 20% di cui abbiamo parlato prima).

Come usare la regola qui? Con un monitoraggio molto molto attento dei costi e dei risultati. Non basta solo tenere traccia di quanto ci costa un banner, un click sul nostro annuncio AdWords o di quanto abbiamo speso in volantini: bisogna sviscerare maniacalmente quel canale e seguire il visitatore che ci porta per capirne tutto il viaggio all’interno del nostro sistema fino a quando diventa cliente. Ma anche oltre – se è un cliente che rientra nell’80% che ci dà meno valore in rapporto alle rotture di scatole, beh, anche se lo abbiamo “pagato” poco ci ha reso poco, nel medio/lungo termine, e quindi quel canale va scartato o ottimizzato.

Le nuove forme di pubblicità e marketing, in particolare su Internet, consentono di fare molto bene questo lavoro di analisi e quindi, anche qui, bisogna avere il coraggio di dire “no” a tutte quelle opportunità di promozione che non sono concretamente misurabili perché i soldi da spendere sono (almeno nel mio caso…) pochi e non posso permettermi di non sapere che fine fanno. Lasciando stare discorsi di “branding” – cose fumose che può permettersi la Nike o la Coca Cola, a me adesso servono persone che acquistano il mio prodotto e sanno trarre il massimo valore da ciò che offro.

Il 20% delle riunioni porta all’80% delle cose fatte

Passiamo adesso a qualche cosa di più umano e sociale. Nelle mie giornate di lavoro capita ovviamente di avere delle “riunioni” di vario genere: telefonate con miei collaboratori, incontri con clienti, riunioni vere e proprie con diversi elementi e componenti di un team o di un progetto. Sistematicamente ho molto (troppo!) spesso la sensazione che la maggior parte del tempo che abbiamo passato insieme poteva tranquillamente essere risparmiato. Lasciamo stare i tempi “morti” e i convenevoli che fanno comunque parte della natura umana e, anzi, servono a creare legame o quantomeno a rompere il ghiaccio. Io parlo proprio dei minuti e ore effettive passate a traccheggiare, girare e gironzolare intorno al punto focale dell’incontro senza arrivare al dunque.

I motivi di questa frequente perdita di tempo secondo me sono tre – e sono dunque le aree su cui voglio lavorare per rendere sempre più efficienti ed efficaci i miei incontri professionali:

  1. scarsa programmazione e definizione degli obiettivi della riunione. Così l’incontro spesso scantona di brutto e inizia a toccare gli argomenti più disparati che non c’entrano con i risultati che si volevano raggiungere (e risultati definiti ci devono essere sennò che cosa ci si è visti a fare?) e nessuno l’autorevolezza o anche solo l’attenzione di riportare la discussione sui binari stabiliti
  2. manie di micro-management. A meno che non sia quello l’obiettivo esplicito (ma lo è raramente) le riunioni non sono il momento per correggere gli errori di grammatica della bozza di un’email o sistemare gli elenchi puntati di una presentazione Powerpoint. Si stabiliscono le regole, si ragiona insieme su come procedere, si definisce il framework all’interno del quale muoversi, si decidono i risultati da valutare alla prossima riunione. Poi ognuno va a casa e fa il lavoro.
  3. emotività. Sapeste (ma immagino che lo sappiate…) quanto tempo si perde in discussioni meramente di puntiglio o sperando di impressionare gli altri o cercando di far passare la propria idea solo per poter dire “ho vinto io”. E sono tutte emerite perdite di tempo, oltre che maratone che ci sfiancano e ci tolgono forze per le cose dove davvero vale la pena spendere la nostra energia emotiva

Il coraggio, qui, sta nel saper dire quando è ora di chiudere la telefonata o alzarsi e ritenere la riunione finita. E ci vuole coraggio anche nel non cadere nella trappola del confronto personale, della lotta fra capi-branco e tenere sempre bene in vista gli obiettivi dell’incontro, i risultati concreti e soprattutto l’orologio.

Il 20% del mio tempo porta all’80% dei miei risultati

E a proposito di orologio, arriviamo al punto più importante. Purtroppo è capitato e capita troppo spesso che la maggior parte del mio tempo di lavoro sia dedicato ad attività che non mi avvicinano per nulla, o lo fanno molto lentamente, al mio obiettivo strategico – che in questo periodo della mia vita sono i famosi €10k al mese di ricavi ricorrenti mensili. Questo spreco di tempo e di risorse è spesso in “buone fede”: vuoi non rispondere all’email di quell’utente che non comprerà probabilmente mai un mio pacchetto mensile ma a cui io mi sento in obbligo di regalare un’ora della mia vita? O come fai a non passare una mattinata ad aggiungere quella funzionalità al sistema che nessuno noterà ma che ti rende tanto soddisfatto e ti fa sentire tanto bravo?

Ma, si sa, la strada per l’inferno è lastricata di buone intenzioni.

Anche qui, anzi, soprattutto qui ci vuole coraggio e disciplina: coraggio per dire “no” a distrazioni che sappiamo e abbiamo deciso non essere il cuore della nostra giornata lavorativa. Disciplina per farlo sempre e comunque, anche quando non ne avremmo voglia o sembra la strada più difficile.

E quindi?

E quindi, alla fine della carrellata di esempi concreti e vita vissuta nella regola 80/20 i punti ricorrenti di questa mia tutto sommato sommaria e senza dubbio personalissima riflessione sono tre:

  • definire con chiarezza gli obiettivi che abbiamo e i parametri in base ai quali valuteremo “di successo” o meno una qualsiasi nostra azione
  • valutare a fondo i risultati che otteniamo, lo sforzo che facciamo per raggiungere quei risultati e i numeri nudi e crudi, senza raccontarci frottole o farci influenzare da preconcetti o decisioni per lo più irrazionali
  • avere disciplina e, più ancora, coraggio. Avete visto che questa parola è la più ricorrente in tutti i punti che ho indicato sopra, ed effettivamente è proprio così: una volta che il quadro è chiaro e i numeri hanno parlato, ci vuole una buona dose di coraggio per prendere decisioni anche fastidiose ma, a quel punto, inevitabili (se vogliamo davvero ottenere risultati nella maniera più efficiente possibile)

Voglio poi aggiungere un’ultima cosa. Passare il tempo nell’80% improduttivo è a volte una scusa. Ci fa sembrare occupati, fa dire agli altri “ammazza quanto lavora quello”, ci fa sentire utili. Ma il lavoro non conta, contano solo i risultati. Se a potare un’aiuola io ci metto mezza giornata e il mio collega 10 minuti e poi se ne sta sulla sdraio per il resto della mattinata dopo aver finito, beh, quello da biasimare sono io – mentre di solito avviene il contrario. E così si dilatano i tempi e troppo spesso ci raccontiamo che abbiamo fatto un sacco di cose quando invece, alla fine dei conti, abbiamo solo occupato del tempo, prodotto proprio poco ed era meglio stare sulla sdraio o giocare con i nostri figli.

Programmi della settimana

E allora per cercare di entrare un po’ di più in quel 20% che produce l’80% una delle tecniche che abbiamo visto prima è proprio pianificare a fondo il proprio tempo. Ecco qui, perciò, i piani della settimana ventura, cioè quella dal 25 al 29 gennaio 2016:

  1. continuare a cercare un collaboratore per il SEO di mob.is.it. Come ho detto all’inizio della puntata qualche progresso l’ho fatto ma non ho ancora trovato la persona giusta mentre questo ambito è fondamentale per avere traffico, crescere e fatturare
  2. iniziare a ragionare più concretamente sulla strategia di utilizzo dei webinar. Parleremo più approfonditamente di questo argomento in una prossima puntata ma il mio lavoro pre-vendita consiste molto nella formazione e informazione su quello che si può fare non solo con mob.is.it ma in generale con il mobile marketing (e come chiunque possa creare un business con gli strumenti che metto a disposizione). In questo i webinar potrebbero essere molto utili e quindi voglio che siano al centro della mia attenzione nei prossimi giorni
  3. continuare sulla strada della disciplina: con fatica questa settimana è andata bene, non posso permettermi di cedere adesso (né mai, a dirla tutta…)

 

Bene, eccoci alla fine della puntata di oggi. Grazie per il vostro tempo – spero proprio che questi minuti che mi dedicate rientrino nel vostro 20% iper-produttivo e che possano aiutarvi ad ottenere il più ricco e soddisfacente 80% possibile.

Per fare anche me un po’ più “ricco” sarebbe veramente bello avere una vostra recensione su iTunes o una condivisione sul vostro profilo Facebook o Twitter, così da farmi capire se e quanto queste mie parole possono muovere qualcosina nella vostra vita ed aiutarvi ad arrivare prima e meglio ai vostri obiettivi.

A presto, e buona settimana!

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