004. Lavorare sul business, lavorare per il business

Heilà popolo degli ascoltatori di Opus Digitalis!

Bentornati al mio podcast periodico. Un’altra settimana è passata nel viaggio imprenditoriale che vi sto raccontando, e prima di tutto voglio ringraziarvi per essere miei compagni in questa avventura.

La settimana

La settimana dal 23 al 29 Ottobre 2015 è stata molto intensa dal punto di vista del lavoro fatto (e delle ore lavorate!) anche se i risultati che mi aspetto e per cui mi sto sbattendo si stanno facendo ancora attendere.

Le MRR sono leggermente scese perchè alcuni clienti hanno chiesto una “dilazione” di qualche giorno nel pagamento del loro canone mensile e così per Ottobre 2015 siamo a €2.292 revenue mensili ricorrenti. Il tasso di conversione visite/trial si è invece ripreso, dopo il calo della settimana scorsa, e siamo adesso a poco meno dell’8% – anche se sempre con un livello di traffico piuttosto scarso. Conto però che le attività di content marketing che sono partite – ne parliamo più approfonditamente dopo – facciano aumentare le visite mirate e di conseguenza il numero di persone che si registra per provare la piattaforma e a cascata il numero di clienti.

Visto che siamo alla fine del mese possiamo fare anche due conti sui costi. Il mese appena passato è stato particolarmente pesante e mob.is.it ha dovuto spendere oltre €6.400. I motivi principali sono due:

  • integrazione con Xero. Come vi avevo anticipato in qualche podcast precedente uno degli obiettivi di sviluppo che mi ero prefissato per Ottobre era spostare tutto il sistema di contabilità e gestione delle fatture su Xero. Questo renderà molto più veloce e rapido il lavoro di riconciliazione e amministrazione dell’azienda riducendo notevolmente i costi futuri, e soprattutto “normalizzandoli” nel senso che non dovrebbero impennarsi al crescere del numero delle fatture trattate ogni mese ma rimanete più o meno sempre costanti. Però – però! – questo sviluppo ha richiesto una notevole partecipazione da parte del mio commercialista e quindi buona parte dei costi addizionali vengono da questa attività di “consulenza addizionale”. Conto comunque che il tutto sia sostanzialmente finito e quindi da adesso in avanti dovrei raccogliere i frutti di questo investimento
  • collaboratori. Il numero di persone che lavora con me a mob.is.it è cresciuto – da Francesco, ormai tornato in pianta stabile anche se part-time a fare il CTO, a Valeria la content marketing manager, fino a June per le traduzioni e Elena, la stagista. Se questo step è essenziale per far fare questo benedetto salto di qualità al business è però ovvio che i costi, ogni mese, salgono e dunque la pressione su di me, il CEO, aumenta. Però, come si dice, ho voluto la bicicletta e mo’ devo pedalare…

Fails

L’unico fail operativo riguarda il videocorso che sto preparando. Se c’è un win parziale di cui parlerò dopo, le video-lezioni sono però ancora in fase a dir poco embrionale (anche perchè ho scoperto che il mio PC e il software di editing che uso di fatto non funziona per video un po’ più sostanziosi… cazzarola!) e quindi abbiamo fatto pochi progressi. Ho contattato una persona – un amico di Francesco – che fa video professionali e a cui ho chiesto una mano per alcuni effetti e soprattutto per avere una procedura che mi consenta di produrre questi video da solo in futuro, vediamo che mi dice…

Il fail più serio che si trascina ormai da qualche settimana è che non arriva nessun nuovo cliente sulla piattaforma.

Andrea, il mio ex collega che si occupa di business development per l’Italia, sta “curando” da un bel po’ di tempo almeno una decina di potenziali clienti che si sono detti interessati alla piattaforma – ma che si ostinano a non acquistare nessun cavolo di pacchetto mensile. Penso che il prossimo step, piuttosto che continuare a rincorrerli, sia chiedere senza giri di parole qual è la singola cosa che impedisce loro, in questo momento, di tirare fuori ‘sta benedetta carta di credito e pagare. Non servirà a farli comprare ma almeno risparmiamo tempo e soprattutto dovremmo riuscire a capire su cosa dobbiamo lavorare e che cosa stiamo sbagliando!

L’altro motivo per cui penso che i nuovi acquisti latitino è che, di fatto, in questo momento non ho una strategia di email marketing. Gli utenti, dopo un paio di email, vengono di fatto abbandonati a sè stessi mentre una sequenza ragionata di email dopo la loro registrazione e poi una campagna di “nurturing” con contenuti periodici settimanali è essenziale per convertirli (il mio prodotto non è una cosa che compri al volo e quindi lo devi conoscere e ci devi ragionare su un po’ prima di convincerti). Non ho questa campagna perchè sto completando tutti i contenuti – tra cui, principalmente, il video-corso – ma sicuramente finchè non sarà lanciata l’intero funnel di registrazione-prova-acquisto sarà a dir poco monco. Quindi diamoci dentro.

Wins

I wins della settimana non sono pochi:

  • prima di tutto con Francesco, il mio CTO, abbiamo finito e pubblicato una nuova funzionalità della piattaforma che consente di scegliere immagini e icone, per il proprio sito o app, da una libreria pubblica che aggiorniamo periodicamente e che parte già da più di 400 foto e icone. E’ una cosa che alcuni utenti avevano chiesto da tempo e che dovrebbe rendere più completo e utile il sistema. Poi, come al solito con Francesco, devo dire che è venuto proprio a puntino…
  • il lavoro con Elena, la stagista, sta procedendo molto bene. Lei è sicuramente molto sveglia e ricettiva e questo aiuta parecchio – ma devo anche riconoscere che le sto dando dei compiti coerenti con quello che mi sono immaginato essere il suo ruolo all’interno dell’organizzazione. In particolare adesso si sta occupando di customer analysys (creando l’empathy map per le customer persona che abbiamo definito) e di analisi dei competitor. Soprattutto in questo ambito ha tirato fuori un sacco di osservazioni veramente utili a definire i prossimi step, sia strategici che tattici, nello sviluppo di nuove funzionalità e in generale nel posizionamento di mob.is.it sul mercato.
  • disaster recovery. Come dice Mike Tyson, “Everybody has a plan until they get punched in the mouth.” E un “punch in the mouth” questa settimana è arrivato nella forma di un hard-disk che si è spaccato nel server su cui ospitiamo uno dei nostri più importanti clienti – e tutta la macchina, di fatto, si è bloccata. Il win è che siamo riusciti, io con il mio eccellente system administrator Alessandro Benigno a rimettere il tutto in piedi in maniera decente in meno di 24 ore – e quindi a quanto pare il “plan” che avevamo previsto per questi casi ha funzionato abbastanza bene nonostante il “punch in the mouth”
  • come detto prima, un win parziale è che ho registrato i primi piani delle lezioni del video-corso. Sono venute abbastanza bene e ho trovato un setup (nel mio salotto…) che mi consente di replicarli e farne altri abbastanza in fretta. E’ però un win non completo perchè sono bloccato sul montaggio (a meno che non mi convinca ad acquistare un Mac… uhm…) ma almeno il materiale “grezzo” ce l’ho
  • come avevo promesso lo scorso episodio uno degli obiettivi di questa settimana era consolidare l’attività di copywriting e guest blogging. Grazie a Valeria, che si continua a dimostrare veramente brava e professionale, abbiamo il primo articolo pubblicato su un guest blog e una serie di contatti ben avviati per altri siti dove pubblicare post – oltre ad una lista crescente di articoli da postare sul blog di mob.is.it e per cui fare il repurposing. Anzi, l’efficienza di Valeria è tale che devo trovare un modo di organizzare meglio la mia “risposta” alle sue attività – e questo mi porta al prossimo punto, di cui vorrei parlare più approfonditamente.

SOP. Standad Operating Procedure.

Se quando si lavora da soli la procedura con cui si fanno le varie attività giornaliere del business, che sono spesso ripetitive o comunque rivolte a completare un task o produrre un risultato sempre simile (tipo registrare le fatture o pubblicare contenuti sul blog o fare customer care), sono raramente codificate e scritte, appena il sistema diventa un briciolo più complesso o viene coinvolto qualcun altro nel processo avere tutto a mente e dire “si è sempre fatto così” (ma “così” come, poi?!?) porta dritto dritto a casini inenarrabili.

E’ proprio per questo motivo, allora, che ho deciso di iniziare ad approfondire – e tradurre in qualcosa di concreto – l’utilizzo di quelle che si chiamano “Standard Operating Procedure“.

Per prima cosa voglio rendere onore al libro che mi ha introdotto a questi concetti e che si chiama “Work the System” di Sam Carpenter: lui parla di un sistema ancora più completo e probabilmente utile ma per ora la cosa che più mi ha colpito, direttamente nel mio business, è questa.

Dato a Cesare quel che è di Cesare, per come la vedo io una S.O.P. è una lista molto dettagliata di azioni da compiere per completare un qualsiasi task (solitamente periodico), accompagnata dai riferimenti, per ogni step, agli strumenti o al materiale che servono per realizzare quello step specifico.

Se questo è quello che, a mente, abbiamo sempre e comunque per tutto ciò che facciamo nel nostro business metterlo nero su bianco ha alcuni notevoli vantaggi:

  1. vedendo il processo scritto ci accorgiamo molto meglio di inefficienze, snodi che si potrebbero ottimizzare e colli di bottiglia – oltre che di opportunità che non avremmo “visto” altrimenti
  2. lo standardizziamo rendendolo così ripetibile senza errori da qualcun altro – o da noi stessi fra tre mesi quando non ci ricordiamo più un cavolo
  3. specificando tutti gli step nel dettaglio possiamo svolgere task molto più complessi senza il rischio di incartarci o perderci nelle cose da fare

Per non restare solo nel mondo delle idee vi racconto brevemente ma concretamente il primo S.O.P. che ho preparato per mob.is.it. Riguarda che cosa fare dopo che la copywriter ha scritto un articolo e specifica tutti gli step per la produzione, pubblicazione e promozione dei contenuti, ad esempio:

  1. come e dove produrre le slide PPT su Google Docs partendo dai key takeaways scritti dalla copywriter
  2. come e dove produrre i video Wideo
  3. come scaricare le slide e i video, caricarli sui canali YouTube e inserirli nella lista dei “collaterals” nella sezione apposita di mob.is.it
  4. come promuovere questi collateral sui social media
  5. etc.

Lavorare al business o lavorare per il business

Lavorare su questa S.O.P. mi ha fatto riflettere su un tema molto importante ma che io ho spesso trascurato – in maniera parecchio colpevole.

Il tema è “lavorare al business o per il business”. Sembra un gioco di parole o una roba alla Marzullo (per chi se lo ricorda…) ma invece è una riflessione che ogni imprenditore dovrebbe tenere sempre a mente.

Partiamo da come io vedo questa cosa:

  • lavorare al business” per me vuol dire svolgere tutte quelle attività che servono a far crescere il business in maniera autonoma e senza il nostro intervento, ad esempio trovando e formando collaboratori a cui delegare dei compiti, producendo SOP che rendano i task replicabili e ripetibili, individuando le procedure che potrebbero essere automatizzate, delegate e ottimizzate. E’ qui che lavoriamo come CEO, con una visione più strategica.
  • lavorare per i business” invece vuol dire realizzare task e compiti specifici della nostra attività – nel mio caso, ad esempio, scrivere codice per il sistema, rispondere alle email dei clienti, scrivere articoli per il blog o produrre i video per i tutorial. Qui invece lavoriamo come un collaboratore del nostro business (di solito pure sottopagati… ;)) e siamo immersi nella tattica.

Insomma, per rendere la cosa spero ancora più chiara, è un po’ il discorso della canna da pesca: dai ad un uomo (in questo caso, il nostro business) una canna da pesca e avrai qualcuno sazio per sempre, dagli dei pesci e avrai uno che ti verrà sempre a chiedere da mangiare.

Il problema è che spesso – e sicuramente questo avviene ed è pesantemente avvenuto nel mio caso – il lavoro è troppo sbilanciato a favore del “per il business” e troppo poco al business: è solo dopo 4 anni di vita di mob.is.it, ad esempio, che ho preparato un SOP e anche in ambito di sviluppo del codice è tutto molto artigianale e incentrato su di me.

Ovviamente non è possibile escludere totalmente la parte “per” – a me piace proprio scrivere codice, o fare i video e parlare con i clienti – ma se voglio fare questo benedetto salto di qualità e soprattutto se voglio fare l’imprenditore (sennò provavo a farmi assumere da qualcuno, che magari mi pagava pure meglio) è imprescindibile questo cambio di mentalità.

Piani per la settimana

Ok, detto ciò ecco i piani per i prossimi sette giorni:

  1. il task principale, proprio alla luce di quello che ho appena finito di dire, sarà concentrarmi per capire meglio come posso lavorare di più al business e di meno per il business. In questo senso voglio individuare le aree di ottimizzazione, definire meglio la visione strategica e produrre altri S.O.P. per gli ambiti che avrò individuato. Non ho ancora chiaro dove ci sarà da intervenire – so solo che va fatto.
  2. dal punto di vista del sistema e dello sviluppo tecnico voglio integrare con Francesco il sistema di versioning control “git” per tutti i nuovi sviluppi. E’ capitato spesso che si facessero due modifiche al codice contemporaneamente e senza un sistema che gestisca le varie versioni e i merge vi lascio immaginare il casino. Git (e Bitbucket, la piattaforma che abbiamo deciso di utilizzare) dovrebbe permettere di evitare questi problemi e lavorare insieme in maniera più efficiente – quindi obiettivo della settimana è mettere in piedi questa cosa. Che peraltro si collega al discorso del “lavorare sul business” perchè rende più facile inserire eventualmente nuovi programmatori e developer nel sistema.
  3. mi trascino questa roba da almeno 2 altre settimane ma finchè non la finisco è un fail e un progetto aperto: finire il videocorso e definire bene, grazie a qualche aiuto esterno, la procedura per la creazione dei video con l’editing e il montaggio di pezzi presi con Camtasia, video prodotti con altri tool e riprese fatte con la mia fotocamera. Uffa!
  4. oggi dovrei avere il primo webinar. Per adesso si è iscritta solo una persona (e ci può stare, non ne ho parlato da nessuna parte) ma vorrei comunque testare bene in maniera ancora più completa di quanto abbia fatto prima tutto il sistema e preparare le slide per il webinar che ho previsto
  5. infine, collegato a questo podcast (che ormai non metto manco più fra i piani, tsè!), vorrei passare a LibSyn per l’hosting delle puntate, soprattutto per le loro funzionalità di analytics e statistiche (sennò è proprio complicato capire quanti siete…)

 

E questo è quanto, per la settimana che verrà. Grazie ancora per l’ascolto, spero di ritrovarvi qui fra sette giorni e, come al solito, se vi è piaciuto cosa vi ho raccontato oggi sarebbe bello avere una vostra recensione su iTunes, sul blog o magari una citazione su Facebook o Twitter.

Grazie! 🙂

 

Risorse

  • Work the System: libro (e audiolibro) gratuito su S.O.P., procedure e organizzazione delle attività aziendali: http://www.workthesystem.com/
  • Bitbucket, sistema online per la gestione del versioning con Git
  • LibSyn, sistema di hosting e analytics di podcast
Category : Podcast
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